Privacyreglement

PRIVACYREGLEMENT van de Volksuniversiteit Delft ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming, vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 20 april 2018.

Artikel 1                    Begrippen
In deze regeling wordt verstaan onder:
VUD:                        Stichting Volksuniversiteit Delft
Het bestuur:             het bestuur van de Stichting Volkuniverstiteit Delft
Het bestand:            de verzameling van persoonsgegevens die betrekking heeft op de categorieën personen die genoemd zijn in artikel 3 van deze regeling
Persoonsdossier:     het geheel van (schriftelijk) vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling
                                 De dossiers kunnen bestaan zowel uit een fysiek als een elektronisch gedeelte
De betrokkene:        degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen
Persoonsgegeven:  gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon
Derde:                      een ieder die niet behoort tot de organisatie van de verantwoordelijke, met uitzondering van de betrokkene

Artikel 2                    Doelstelling van het bestand
Het bestand beoogt al die gegevens, die noodzakelijk zijn om cursisten in te schrijven voor een cursus aan de VUD, te verzamelen en beschikbaar te maken voor gebruik door de administratie van de VUD. Het bestand dient mede om cursisten te informeren over hun cursus/lessen en de overige cursusactiviteiten van de VUD.

Artikel 3                    Categorieën personen, opgenomen in het bestand
Het bestand bevat uitsluitend gegevens over cursisten, oud-cursisten en personen/bedrijven die hebben aangegeven dat zij geïnteresseerd zijn in het cursusaanbod van de VUD. 

Artikel 4                    Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen
Het bestand omvat voor de personen genoemd in artikel 3 de gegevens, zoals vermeld in bijlage I, die bij deze regeling is toegevoegd.
De persoonsgegevens worden verkregen door verstrekking door de betrokkenen (of na machtiging door betrokkene) bij inschrijving op een cursus, lezing of andere activiteit van de VUD.
De in het eerste lid bedoelde bijlage I vormt onderdeel van deze regeling.

Artikel 5                    Verantwoordelijkheid
Het bestuur is verantwoordelijk voor het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van het bestand, e.e.a. overeenkomstig het in deze regeling bepaalde. Het bestuur ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels. Het bestuur draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van het bestand, tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

Artikel 6                    Functioneren van het bestand
Het bestand wordt uitsluitend door het bestuur van de VUD gebruikt. De in het bestand opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in artikel 2 van deze regeling omschreven doelstelling.

Artikel 7                    Toegang tot het bestand
Toegand tot het bestand hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden de leden van het bestuur.
Toegang tot het bestand kan uitsluitend worden verkregen door middel van persoonlijk toegekende toegangscodes aan de in dit artikel genoemde personen. Aan deze toegangscodes zijn specifieke rechten gekoppeld inzake het verwerken, wijzigen, verwijderen, raadplegen/inzien van de opgeslagen gegevens.

Een docent krijgt functioneel toegang tot enkele persoonsgegevens van de deelnemers aan de door hem/haar gegeven lesactiviteit te weten: naam, telefoonnummer en/of emailadres om hen te kunnen informeren over zaken betreffende de onderhavige lesactiviteit.

Artikel 8                    Verstrekking van gegevens aan derden
Uit het bestand wroden geen gegevens aan derden verstrekt, tenzij:​
- dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
- dit geschiedt met toestemming van de betrokkene;
- instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken.

De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.

Artikel 9                    Bewaring en vernietiging van de gegevens
Indien er gedurende 7 jaar geen contact tussen de betrokkene en de VUD is geweest, worden de persoonsgegevens vernietigd. Aan de persoonsgegevens zijn financiële inschrijvingsgegevens gekoppeld. De VUD dient financiële gegevens ingevolge wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van 7 jaar te bewaren.

Artikel 10                  Recht op inzicht op verwerking, inzage en afschrift
De betrokkene (of zijn gemachtigde) kan zich tot de VUD wenden met het verzoek om inzage in de geregistreerde gegevens. De VUD geeft binnen 4 weken na indiening van het verzoek inzage. De betrokkene (of zijn gemachtigde) krijgt inzage in het bestand voor zover het de gegevens betreft die op de betrokkene betrekking hebben. Desgewenst wrodt hem een afschrift van de door hem gevraagde gegevens ter beschikking gesteld. Inzage wordt slechts verleend en afschriften worden slechts verstrekt na een aan het bestuur gericht verzoek. De VUD eist dat de identiteit van de verzoeker en/of een eventuele gemachtigde door het bestuur van de VUD onomstotelijk kan worden vastgesteld. Een afwijzende beslissing wordt met redenen omkleed.

Artikel 11                  Correctierecht
De betrokkene (of zijn gemachtigde, wanneer deze een nadrukkelijk verzoek van de betrokkene kan tonen) heeft het recht om verbetering, aanvulling of afscherming te vragen van de gegevens die over de betrokkene zijn opgenomen in het bestand, indien hij/zij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van het bestand niet ter zake doende, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen. Een verzoek tot verwijdering kan slechts worden geëffectueerd met in achtneming van het bepaalde bij artikel 9. Het verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens wordt schriftelijk ingediend bij het bestuur van de VUD. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. De beslissing van het bestuur op het verzoek wordt verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek medegedeeld.
De VUD draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.

Artikel 12                  Beroep

  1. Indien de VUD weigert aan een verzoek om inzicht, inzage, afschrift, afscherming of correctie te voldoen, kan de verzoeker op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zich wenden tot de arrondissementsbank te Den Haag met het schriftelijk verzoek de VUD te bevelen alsnog aan dat verzoek te voldoen.
  2. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 6 weken nadat de afwijzende beslissing van de verantwoordelijke is ontvangen. Indien de verantwoordelijke niet binnen de in artikelen 10 en 11 gestelde termijnen heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 6 weken na die termijnen.
  3. De verzoeker kan zich ook binnen de in het tweede lid gestelde termijn tot de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl) wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordeljke. In dat geval kan het verzoekschrift als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van de Autoriteit Persoonsgegevens het bericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk tot 2 maanden na dat tijdstip.

 

 

BIJLAGE 1 vermelding welke gegevens worden vastgelegd

Het bestand omvat over de in artikel 3 bedoelde personen de volgende gegevens:

  • achternaam, voorletters                                  1)
  • adres, postcode, woonplaats                          1)
  • telefoonnummers overdag, avond, mobiel      2)
  • geslacht                                                           1)
  • geboortedatum                                                1)
  • emailadres                                                       2)
  • IBAN                                                                3)

 

Inschrijving op activiteiten van de VUD is in beginsel mogelijk voor personen van 18 jaar en ouder.
Bij inschrijving van personen jonger dan 18 jaar dient een ouder/verzorger toestemming te geven.

1) Gegevens over adres, woonplaats, postcode, leeftijd en geslacht worden door ons geanonimiseerd verwerkt ten behoeve van statistische gegevens omtrent: wie zijn onze cursisten en waar komen ze vandaan.
2) telefoon- en/of e-mailgegevens zijn nodig om cursisten tijdig te kunnen informeren in geval van ziekte van de docent en andere leswijzigingen.
3) bankgegevens zijn nodig voor Ideal betalingen, termijnbetalingen en terugbetalingen.